Инвентаризация - проверка состояния или наличия материальных ценностей (а так же основных оборотных фондов) в натуре, сюда же относятся и денежные средства, и средства находящиеся на счетах дебитора и кредитора. Это один из работоспособных приёмов контроля сохранности собственности, качественного состояния материалов, сырья, готовых изделий, а так же выявление качества работы складского персонала. Данный метод был введен еще в ССР и являлся обязательным.
Проведение инвентаризации можно разделить на основные виды: плановые и внезапные, полные и частичные. Полная заключается в проверке всех видов средств и имущества. Частичные Инвентаризации проводятся для выявления контроля отдельной формы собственности для своевременного выявления ошибок. Подбор персонала как правила берет на себя аутсорсинговая компания.
До начала проведения инвентаризации необходимо издать приказ о проведении ревизии. В приказе необходимо указать состав комиссии, срок проверки и объект проверки (форма прилагается) и ознакомить с настоящим приказ членов комиссии и материально ответственного лица проверяемого объекта (кладовщика или продавца продовольственных товаров).
При выявлении факта недостачи денежных средств в первую очередь необходимо:
1. Зафиксировать факт недостачи.
2. Составить:
- акт инвентаризации ТМЦ;
- акт инвентаризации денежных средств;
3. Получить:
- объяснение материально ответственного лица (продавца, кладовщика и др. ) допустившего недостачу. Объяснение работником представляется в течение 2-х рабочих дней. Если объяснения получить не удается, то необходимо составить соответствующий акт. Его необходимо подписать всем членам комиссии, которых должно быть не менее 3-х человек.
4. Собрать
- необходимые первичные документы (накладные, Z-отчеты).
При фиксации недостачи главное правильно заполнить акт ревизии (инвентаризации) по установленной форме, проследить за наличием подписей всех лиц, участвующих в ревизии и материально ответственного лица (виновного лица).
При отказе виновного лица от подписи сделать соответствующую запись в акте ревизии. Объяснения виновного лица должны быть полными и четкими.
При наличии достаточных оснований полагать, что виновное лицо действовало умышленно и имеются признаки составов преступлений, предусмотренных ст. 158 УК РФ (кража), либо 160 (присвоение или растрата), необходимо обратиться с заявлением в соответствии со ст. 141 УПК РФ в соответствующее отделение милиции.
